Akt sprzedaży nieruchomości określa strony transakcji, przedmiot sprzedaży, cenę oraz zasady przeniesienia własności. Umowa sprzedaży gruntu, domu lub lokalu wymaga formy aktu notarialnego. Zakres dokumentów należy ustalić przed terminem podpisania umowy, ponieważ zależy on od stanu prawnego nieruchomości. Sprawdź, jakie informacje znajdą się w akcie i jak przygotować się do czynności notarialnej.
Co zawiera akt notarialny sprzedaży nieruchomości?
Akt notarialny sprzedaży nieruchomości zawiera dane stron, dokładne oznaczenie przedmiotu umowy oraz oświadczenia prowadzące do przeniesienia własności. Dokument opisuje również cenę, sposób zapłaty i termin wydania nieruchomości. Treść musi odpowiadać wymaganiom Prawa o notariacie oraz stanowi prawną podstawę ujawnienia nowego właściciela w księdze wieczystej. W akcie sprzedaży znajdują się najczęściej następujące elementy:
- Miejsce i data dokonania czynności – akt wskazuje dzień jego sporządzenia, siedzibę kancelarii oraz dane notariusza. Data może mieć znaczenie dla terminu zapłaty ceny, wydania nieruchomości i powstania obowiązków podatkowych.
- Dane osób uczestniczących w czynności – notariusz wpisuje między innymi imiona, nazwiska, numery PESEL i adresy. W przypadku osób prawnych pojawiają się dane podmiotu oraz informacje o osobach uprawnionych do reprezentacji.
- Oznaczenie nieruchomości – opis obejmuje rodzaj prawa, położenie, numer księgi wieczystej i dane ewidencyjne. Przy lokalu podaje się również powierzchnię oraz związany z nim udział w nieruchomości wspólnej.
- Opis stanu prawnego – akt przedstawia podstawę nabycia przez sprzedającego oraz informacje o obciążeniach ujawnionych w księdze wieczystej. Mogą należeć do nich hipoteka, służebność albo roszczenie osoby trzeciej.
- Oświadczenia stron – sprzedający oświadcza, że sprzedaje nieruchomość, a kupujący, że ją kupuje za uzgodnioną cenę. W akcie mogą pojawić się także oświadczenia dotyczące stanu posiadania, zadłużenia i praw innych osób.
- Warunki rozliczenia – dokument wskazuje wysokość ceny, kwotę zapłaconą przed zawarciem umowy oraz termin uregulowania pozostałej części. Strony mogą określić rachunek bankowy i skutki opóźnienia.
- Wnioski wieczystoksięgowe – notariusz zamieszcza żądanie wpisania kupującego jako właściciela. Wniosek może obejmować również wpis hipoteki albo wykreślenie dotychczasowego obciążenia.
Prawo o notariacie określa formalne elementy aktu, w tym dane stron, treść oświadczeń oraz podpisy osób uczestniczących w czynności. Notariusz odczytuje dokument, a następnie upewnia się, że strony rozumieją jego treść i że odpowiada ona ich woli. Oryginał aktu pozostaje w kancelarii notarialnej. Strony otrzymują wypisy, czyli dokumenty mające moc prawną oryginału w zakresie dokonanej czynności. Wypis aktu może następnie służyć między innymi do zmiany danych u zarządcy, dostawcy energii lub organu podatkowego.
Dlaczego sprzedaż nieruchomości musi mieć formę aktu notarialnego?
Sprzedaż nieruchomości bez zachowania formy aktu notarialnego jest nieważna. Zwykła umowa pisemna, nawet podpisana przez obie strony i potwierdzająca zapłatę całej ceny, nie przeniesie własności gruntu, domu ani lokalu. Wymóg formy szczególnej służy formalnemu potwierdzeniu tożsamości stron oraz treści składanych przez nie oświadczeń. Notariusz bada przedstawione dokumenty i treść księgi wieczystej, ale nie przeprowadza technicznej inspekcji budynku. Kupujący powinien więc oddzielić ocenę prawną nieruchomości od sprawdzenia jej stanu konstrukcyjnego, instalacji i powierzchni użytkowej. Akt może zawierać oświadczenia sprzedającego dotyczące stanu lokalu, lecz nie zastępują one ekspertyzy technicznej ani protokołu odbioru.
Czynności notarialnej można dokonać przed dowolnie wybranym notariuszem w Polsce. Lokalizacja kancelarii nie musi odpowiadać miejscu położenia domu, mieszkania lub działki. Prawo o notariacie stanowi zasadniczo, że czynności dokonuje się w kancelarii, lecz nie wprowadza właściwości miejscowej uzależnionej od adresu nieruchomości. Nawet jeśli początkowo brana pod uwagę była kancelaria notarialna w Siemianowicach, przepisy pozwalają na swobodne podpisanie umowy w innym mieście, na przykład w Chorzowie, bez wpływu na ważność załączników. Zmiana kancelarii może jednak wymagać ponownego przesłania dokumentów i przekazania informacji dotyczących ustalonych warunków transakcji. Oryginały zaświadczeń należy przedłożyć kancelarii sporządzającej akt, jeżeli ich forma jest wymagana do dokonania czynności.
Jakie dokumenty przygotować do sprzedaży mieszkania lub domu?
Podstawowy zestaw obejmuje dokumenty tożsamości, numer księgi wieczystej oraz dokument potwierdzający nabycie nieruchomości przez sprzedającego. Dalsza lista zależy od rodzaju prawa, sposobu nabycia i wpisów ujawnionych w księdze. Kopie lub skany można zwykle przekazać wcześniej do przygotowania projektu, natomiast oryginały przedstawia się najpóźniej w dniu czynności.
Przed wizytą należy zgromadzić w szczególności:
- dowody osobiste, paszporty albo inne akceptowane dokumenty tożsamości,
- numer księgi wieczystej,
- akt notarialny lub inny dokument stanowiący podstawę nabycia,
- dane dotyczące ceny oraz sposobu zapłaty,
- termin przekazania nieruchomości,
- zaświadczenia wymagane ze względu na rodzaj lokalu lub gruntu,
- dokumenty odnoszące się do obciążeń i kredytu hipotecznego.
Przy sprzedaży lokalu kancelaria może wymagać zaświadczenia, z którego wynika, czy w lokalu są zameldowane osoby. Potrzebne może być także zaświadczenie zarządcy lub spółdzielni dotyczące zaległości w opłatach. Dokładny zestaw ustala się według stanu prawnego konkretnego mieszkania.
Przy nieruchomości gruntowej znaczenie mają dane z ewidencji gruntów i budynków. W zależności od okoliczności potrzebne mogą być wypis z rejestru gruntów, wyrys z mapy ewidencyjnej albo zaświadczenie dotyczące przeznaczenia działki. Oficjalny wypis i wyrys wydaje właściwe starostwo powiatowe lub urząd miasta.
Jak sposób nabycia nieruchomości wpływa na listę dokumentów?
Sposób nabycia nieruchomości decyduje o tym, jak sprzedający powinien wykazać swoje prawo własności. Akt wcześniejszej sprzedaży wystarcza w innej sytuacji niż spadek, darowizna albo podział majątku wspólnego. Dokument stanowiący podstawę nabycia musi odpowiadać aktualnym wpisom w księdze wieczystej.
Jeżeli nieruchomość została kupiona lub otrzymana w darowiźnie, podstawą nabycia będzie najczęściej wypis odpowiedniego aktu notarialnego. Przy spadku przedstawia się prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia. Kancelaria może również wymagać zaświadczenia urzędu skarbowego potwierdzającego rozliczenie podatku od spadków i darowizn.
Nabycie w wyniku działu spadku, podziału majątku albo zniesienia współwłasności może wymagać aktu notarialnego lub prawomocnego orzeczenia sądu. Jeżeli stan ujawniony w księdze wieczystej nie odpowiada aktualnemu stanowi prawnemu, konieczne bywa wcześniejsze uporządkowanie wpisów. Numer księgi umożliwia sprawdzenie jej treści w systemie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych Ministerstwa Sprawiedliwości.
Przy wspólności majątkowej małżeńskiej należy ustalić, czy nieruchomość należy do majątku wspólnego, czy osobistego jednego małżonka. Znaczenie może mieć data nabycia, źródło środków oraz treść umowy majątkowej małżeńskiej. Dokumentacja powinna umożliwić prawidłowe określenie wszystkich osób uprawnionych do rozporządzenia nieruchomością.
Jak przygotować sprzedaż nieruchomości obciążonej hipoteką?
Nieruchomość obciążona hipoteką może zostać sprzedana, ale sposób rozliczenia ceny trzeba powiązać ze spłatą wierzytelności zabezpieczonej na nieruchomości. Sprzedający powinien uzyskać z banku aktualne zaświadczenie określające saldo zadłużenia oraz warunki zwolnienia zabezpieczenia. Dokument bankowy powinien wskazywać rachunek przeznaczony do spłaty.
Część ceny może zostać przelana bezpośrednio do banku sprzedającego. Pozostała kwota trafia wówczas na rachunek właściciela zgodnie z terminami zapisanymi w akcie. Kupujący finansujący transakcję kredytem powinien dostarczyć również dokumenty wymagane przez własny bank. Do wykreślenia hipoteki potrzebna jest zgoda wierzyciela, potocznie nazywana listem mazalnym. Jeżeli zgoda zostanie wydana dopiero po spłacie kredytu, strony powinny ustalić sposób jej przekazania oraz złożenia wniosku do sądu wieczystoksięgowego. Wpis i wykreślenie hipoteki podlegają odrębnym opłatom sądowym.
Notariusz może zamieścić w akcie sprzedaży nieruchomości wniosek dotyczący wpisu własności i nowej hipoteki na rzecz banku kupującego. Wykreślenie starej hipoteki może natomiast nastąpić na podstawie dokumentu wydanego później przez dotychczasowego wierzyciela. Szczegółowy mechanizm należy ustalić jeszcze przed podpisaniem umowy.
Co należy ustalić przed przekazaniem dokumentów kancelarii?
Komplet dokumentów nie wystarczy do sporządzenia aktu, jeżeli strony nie uzgodniły podstawowych warunków transakcji. Kancelaria potrzebuje informacji dotyczących ceny, rozliczeń oraz terminu wydania nieruchomości. Dane powinny być jednoznaczne, ponieważ zostaną wpisane do projektu umowy.
Strony powinny wcześniej określić:
- pełną cenę sprzedaży,
- wysokość zadatku lub zaliczki,
- sposób finansowania zakupu,
- terminy poszczególnych płatności,
- datę przekazania kluczy,
- sposób rozliczenia mediów i opłat,
- wyposażenie pozostające w nieruchomości.
Zadatek i zaliczka mają odmienne skutki prawne, dlatego w dokumentach nie należy stosować tych nazw zamiennie. Przy zadatku mogą powstać konsekwencje określone w Kodeksie cywilnym, jeżeli umowa nie zostanie wykonana z przyczyn leżących po jednej ze stron. Rodzaj wcześniejszej wpłaty powinien odpowiadać treści zawartej umowy przedwstępnej.
Termin wydania nieruchomości nie zawsze musi przypadać w dniu zawarcia aktu. Strony mogą ustalić późniejszą datę, na przykład po zaksięgowaniu całej ceny. W akcie można również zawrzeć oświadczenie sprzedającego o poddaniu się egzekucji w zakresie obowiązku wydania nieruchomości.
Weryfikacja księgi wieczystej przed podpisaniem aktu
Księga wieczysta przedstawia stan prawny nieruchomości i powinna zostać sprawdzona przed zawarciem umowy. Dział I-O opisuje nieruchomość, dział I-Sp zawiera prawa związane z jej własnością, a dział II wskazuje właściciela lub użytkownika wieczystego. Dział III obejmuje między innymi ograniczenia, roszczenia i służebności, natomiast dział IV służy wpisom hipotek. Wzmianka widoczna w księdze informuje, że do sądu wpłynął wniosek, który nie został jeszcze rozpoznany. Treść księgi można bezpłatnie przeglądać po podaniu jej numeru w systemie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych.
Notariusz składa elektroniczny wniosek wieczystoksięgowy związany z czynnością objętą aktem. Wniosek może dotyczyć wpisu nowego właściciela, ustanowienia hipoteki oraz innych zmian wynikających z umowy. Samo oczekiwanie na wpis nie oznacza, że umowa sprzedaży nie wywołała skutku, ponieważ własność przechodzi zasadniczo w chwili zawarcia prawidłowej umowy notarialnej.
Szybkie podsumowanie: treść aktu i przygotowanie do sprzedaży nieruchomości
- Umowa przenosząca własność nieruchomości musi zostać sporządzona w formie aktu notarialnego.
- Akt sprzedaży opisuje strony transakcji, nieruchomość oraz podstawę nabycia prawa przez sprzedającego.
- Uzgodnienia stron powinny obejmować cenę, harmonogram zapłaty i termin przekazania przedmiotu sprzedaży.
- Dokumentacja lokalu lub domu może obejmować zaświadczenia ze spółdzielni, banku i urzędu skarbowego.
- Sprzedaż działki może wymagać dokumentów ewidencyjnych, planistycznych i zaświadczeń dotyczących szczególnych praw pierwokupu.
- Notariusz weryfikuje księgę wieczystą, tożsamość stron oraz kompletność podstaw prawnych transakcji.
FAQ
Czy wszystkie dokumenty trzeba dostarczyć osobiście przed wizytą?
Do przygotowania projektu aktu zwykle wystarczą czytelne skany albo kopie przesłane wcześniej. Oryginały dokumentów wymaganych do czynności należy przedstawić najpóźniej podczas podpisywania aktu.
Czy kupujący i sprzedający muszą przyjść do notariusza osobiście?
Strona może działać przez pełnomocnika, ale pełnomocnictwo do sprzedaży lub zakupu nieruchomości powinno mieć formę aktu notarialnego. Dokument sporządzony za granicą może wymagać apostille, legalizacji albo tłumaczenia przysięgłego.
Czy sprzedaż nieruchomości zawsze powoduje obowiązek zapłaty PIT?
Sprzedaż nie zawsze podlega podatkowi dochodowemu. Odpłatne zbycie prywatnej nieruchomości po upływie 5 lat, liczonych od końca roku jej nabycia lub wybudowania, zasadniczo nie podlega PIT.
Czy notariusz sprawdza zadłużenie mieszkania wobec wspólnoty?
Notariusz analizuje dokumenty przedstawione do czynności, lecz nie prowadzi samodzielnie księgowości wspólnoty lub spółdzielni. Sprzedający może zostać poproszony o aktualne zaświadczenie dotyczące braku zaległości w opłatach.